Praktische Tastenkürzel für Outlook

Kurz vor Weihnachten noch ein paar praktische Kürzel für – das im Büro stets präsente Multitalent – Microsoft Outlook. Heute mit besonderem Fokus auf den Umgang mit E-Mails.

Im zweiten Teil meiner Artikelserie „Geht das auch schnell?“ möchte ich die Verwendung der Maus im täglichen Umgang mit E-Mails in Outlook reduzieren. Wir erinnern uns: Jeder Griff zur Maus und wieder zurück zur Tastatur kostet wertvolle Sekunden, lenkt kurz ab und ist aus ergonomischer Sicht bestimmt ganz furchtbar*.
* Der Autor kann keinerlei Belege für diese Aussage vorweisen.

Fangen wir an. Glaubt mir, es lohnt sich!

Was tun wir in Outlook täglich am häufigsten?

Auf E-Mails antworten

Und zwar wie folgt: Die zu beantwortende E-Mail auswählen (natürlich mit den Pfeiltasten, nicht mit der Maus) und mit STRG + R öffnet sich das Fenster für die Antwort. Warum R? Weil das englische Wort für antworten in diesem Kontext nicht answer lautet, sondern reply.

Möchte man auf eine E-Mail mit mehreren Empfängern antworten und alle Empfänger miteinbeziehen, ist die Funktion „allen antworten“ eine praktische Angelegenheit. Diese wird mit der Tastenkombination ALT + L ausgelöst. Warum für die Kombination der Buchstabe L gewählt wurde, ist mir nicht ganz klar. Im Verdacht habe ich die Eselsbrücke reply all – sicher bin ich mir aber nicht. Wenn du eine Idee hast in welchem Zusammenhang der Buchstabe L mit der Funktion „allen antworten“ bzw. „reply all“ steht, freue ich mich über einen Kommentar – entweder direkt unter diesem Beitrag oder bei Twitter!

Ok. Der Text ist geschrieben und mehrfach auf Rechtschreibung sowie klassische Auslöser für Missverständnisse geprüft. Die Empfängerliste ist erweitert, damit keiner das Gefühl hat außen vor zu sein. Die Mail kann raus! Aber wie, ohne die Maus zu bewegen?

E-Mails versenden

Dieses Kürzel ist Gold wert. Unzählige Male habe ich es schon verwendet, allein diese Woche. Es funktioniert nicht nur bei Outlook, sondern auch online bei Diensten wie Google Mail und auch anderen E-Mail-Programmen wie Mozilla Thunderbird. Mit STRG + ENTER versendet man Mails mit Outlook und spart sich damit mehrfach täglich den Griff zur Maus.

Bei manchen von euch wird beim ersten Aufruf dieses Kürzels der Maus-Einsatz leider nicht erspart bleiben. Outlook ist zunächst komplett überrascht und fühlt sich womöglich übergangen, lässt es sich doch sonst so gern vom spitzen weißen Maus-Cursor liebkosen. Besorgt erkundigt es sich, ob es gewollt war diese beiden Tasten, die auf der Tastatur kaum weiter voneinander entfernt sein können, gleichzeitig zu betätigen. Und ob es denn wirklich in solchen, seiner Meinung nach eher zufälligen Szenarien, wirklich den E-Mail-Versand lostreten soll. Aber Leser von jsauvaget.eu/geht-das-auch-nett lassen sich nicht von maschinellen Vermutungen in die Enge drängen, bestätigen ihre Absicht und weisen darauf hin, dass sie zukünftig nicht mehr darüber informiert werden möchten. Dem haben wir’s gezeigt!

Gute Vorsätze für 2016

Und das waren sie schon, die praktischsten Outlook-Kürzel. Weitere folgen im kommenden Jahr. Wenn ihr Wünsche für zukünftige Themen rund um Effizienz am PC habt, teilt sie mir bitte über die Kommentar-Funktion mit! Ansonsten wünsche ich allen viel Spaß beim Üben und Maus-Verweigern.

Merit und ich begeben uns in eine 14-tägige Weihnachtspause, um nächstes Jahr wieder mit frischen Themen durchzustarten. Vielen Dank für eure bisherige Unterstützung!